Digitale
Verwaltung
Zu einer digitalen Stadt gehört auch eine digitale Stadtverwaltung, die sich in moderner und effizienter Weise um die Anliegen ihrer Bürger:innen kümmert. Die Stadtverwaltung Hamm entwickelt sich dynamisch und zukunftsorientiert in den verschiedenen Themenfeldern der Digitalisierung weiter. Der Zugang zu Verwaltungsleistungen soll digitalisiert werden und die Beantragung durch Online-Antragsassistenten vereinfacht werden. Ein wichtiges Ziel der Stadt ist es gleichwohl auch, komplett neue und innovative Ansätze zu verfolgen – die über die Umsetzung einschlägiger Digitalisierungsgesetze, wie zum Beispiel des Onlinezugangsgesetzes (OZG), hinausgehen.
Eine bürgerfreundliche öffentliche Verwaltung muss digitale Dienstleistungen schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass längst nicht alle Menschen digital so versiert sind, dass sie Verwaltungsleistungen selbstständig online erledigen können. Gerade viele ältere Menschen, die zum Beispiel nicht über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügen, werden auch in absehbarer Zeit Behördengänge nicht online erledigen können, ohne dabei Unterstützung zu erhalten. Die Digitalisierung wird aber nur dann erfolgreich sein, wenn niemand auf dem Weg in die digitale Gesellschaft zurückgelassen wird. Deshalb müssen Verwaltungsangebote auch in Zukunft, parallel zu digitalen Leistungen, analog zur Verfügung stehen.
Auf dem Serviceportal der Stadt Hamm findet sich ein umfassendes Informationsangebot zu allen städtischen Dienstleistungen der Stadt Hamm. Das Serviceportal stellt den Kunden derzeit über 70 intelligente, selbst entwickelte Online-Antragsassistenten und ca. 70 einfache Onlineformulare zur Verfügung.
Projekte
Menschlich. Lebenswert. Innovativ
Der Online-Antragsassistent
Die Online-Antragsassistenten führen die Kunden Schritt für Schritt durch die Antragsstellung und ermöglichen es ihnen auch, einzelne Verwaltungsleistungen direkt im Anschluss online zu bezahlen (bspw. Urkundenbestellung oder Meldebescheinigung). Digitalisierung meint noch mehr als nur die reine Online-Antragstellung: Ziel ist es, die Antragsdaten der Nutzenden medienbruchfrei an die zuständigen Stellen zu übergeben. Dadurch soll eine schnellere und voll digitale Sachbearbeitung möglich werden.
Für das Jahr 2022 ist geplant, über die Hälfte aller für die OZG-Umsetzung relevanten Leistungen mithilfe derartiger Online-Antragsassistenten umzusetzen. Bis Ende des Jahres sollen weitere Assistenten in Eigenentwicklung angeboten werden. Parallel dazu übernimmt die Stadt Hamm bewährte Online-Angebote des Bundes und des Landes. Diese sogenannten EfA-Leistungen (Einer-für-Alle-Prinzip) zeichnen sich häufig durch einen hohen digitalen Reifegrad und niederschwellige Übernahmemöglichkeiten für die Kommunen aus. Aktuell wird beispielsweise der EfA-Dienst „Wohngeldantrag-Online“ eingeführt.
In weiteren Ausbaustufen des Serviceportals können sich die Bürger:innen über die eID-Funktionalität des Personalausweises gegenüber der Stadt Hamm authentifizieren, wodurch auch die digitale Zustellung von Bescheiden über das Servicekonto NRW möglich gemacht wird. Die digitale Vorgangsbearbeitung wird auch durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems weiter unterstützt. Über 520 Beschäftigte, einschließlich dem Kommunalen Jobcenter, nutzen elektronische Akten in Form von allgemeinen E-Akten oder E-Fachakten, weitere 300 befinden sich im Einführungsprozess. Innerhalb der nächsten fünf Jahre wird der Großteil der städtischen Beschäftigten mit elektronischen Akten arbeiten. Ein wichtiges Projekt in diesem Zusammenhang ist auch die E-Rechnung, das die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung quer durch die gesamte Verwaltung zum Ziel hat.
Aktuell befinden sich drei Fachämter im Pilotbetrieb; weitere werden sukzessive folgen. Dies führt zukünftig zu einer Beschleunigung der internen Prozesse und mithin zu einer schnelleren Bezahlung der Rechnungen. Mobiles Arbeiten und Arbeiten im Homeoffice wird vermehrt möglich, dafür werden in zunehmendem Maße insbesondere Notebooks und Tablets bereitgestellt. Die Kombination aus mobilen Geräten und dem Dokumentenmanagementsystem ermöglicht flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Die Digitalisierung der Verwaltung wird als organisatorischer Transformationsprozess wahrgenommen und gestaltet. Dabei stehen die Beteiligung und die Kompetenzentwicklung der Beschäftigten im Fokus. Untrennbar verbunden mit der fortschreitenden Digitalisierung ist der Ausbau der IT- Sicherheit. Es werden IT-Sicherheitsprozesse und -technologien definiert und eingesetzt und im Bedarfsfall Lösungen für neue Problemstellungen erarbeitet. Die Sensibilisierung der Beschäftigten für IT-Sicherheitsfragen steht dabei neben der Technik mit an höchster Stelle. Der Umgang mit Big Data und die Bereitstellung von Open Data werden durch die Verwaltung konzipiert und künftig mit Projekten unterlegt, ein Beispiel hierfür ist das Leitprojekt Stadtklimaanalyse.DIGITAL. Im Rahmen der Projektentwicklung wurden über die geschilderten Aufgabenstellungen hinaus für das Handlungsfeld digitale Verwaltung die folgenden Leitprojekte entwickelt.
