Wenn Roboter denken: Innovatives KI-Projekt ausgezeichnet.
Die Stadt Hamm wurde beim diesjährigen KommDigitale Award mit dem Siegel für ein besonders exzellentes Projekt zur Verwaltungsdigitalisierung ausgezeichnet und erreichte einen hervorragenden 2. Platz in der Kategorie Großstädte.
Robotic Process Automation (RPA) ist in der Stadtverwaltung Hamm längst kein Fremdwort mehr. Seit fast zwei Jahren helfen digitale Roboter dabei, wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben automatisch zu erledigen: schneller, fehlerfreier und rund um die Uhr. Doch was passiert, wenn man RPA und KI zusammenbringt (sogenannte Intelligent Process Automation/IPA)? Dann können beide Werkzeuge ihr ganzes Potenzial entfesseln. Anders als reine KI ist der Prozess regelbasiert und planbar. Und im Gegensatz zu reiner RPA „versteht“ IPA das Ausgangsmaterial und kann es daher viel besser bearbeiten.
Die Innovativität und das Potenzial der Methode spiegeln sich auch in der Auszeichnung beim Digital-Award 2026 der KommDigitale wider. Das Team des Sachgebiets Zentrale Anwendungen der Stadt Hamm nahm den 2. Platz in der Kategorie „Großstädte über 100.000 Einwohnende“ am 25. März auf der Konferenz in Bielefeld entgegen. Unter knapp 60 Einreichungen setzten sich drei hervorragende Finalisten durch, wobei zwischen dem ersten und zweiten Platz nur wenige Stimmen lagen. Bemerkenswert: Hamm war die einzige nicht geförderte Kommune unter den Finalisten. Die Auszeichnung gibt Rückenwind für die weiteren KI-Projekte der Stadtverwaltung.
Mit einem ersten IPA-Pilotprojekt hat die Stadt Hamm nun einen wichtigen Schritt in diese Richtung gemacht. Dabei wurde bewusst auf lokale, datenschutzkonforme Technologien gesetzt.
Das Problem: Wenn Struktur fehlt
Fortbildungsbescheinigungen sind ein gutes Beispiel für Dokumente, die zwar regelmäßig anfallen, aber kaum standardisiert sind. Jeder Anbieter gestaltet seine Zertifikate anders: unterschiedliche Layouts, Schriftarten, Tabellenstrukturen oder gar keine. Für klassische RPA-Ansätze ist das ein Problem, denn sie arbeiten gut mit festen Positionen und Strukturen, stoßen bei unstrukturierten Dokumenten aber schnell an ihre Grenzen.
Die Aufgabe besteht darin, Fortbildungsbescheinigungen automatisch in die digitale Personalakte (ePersonalakte) zu überführen: korrekt benannt, korrekt zugeordnet und ohne manuelle Nacharbeit. Klingt einfach, ist es aber nicht.
Die Lösung: Ein modularer IPA-Prozess
Das Herzstück des neuen Ansatzes ist ein mehrstufiger, modularer Prozess, der klassische Automatisierung mit KI-Komponenten verbindet:
- Schritt 1: OCR per Mac Mini. Eingehende Dokumente werden zunächst durch einen eigens entwickelten OCR-Service verarbeitet, der auf dem Apple Vision Framework läuft und auf einem Mac Mini betrieben wird. Der Service ist direkt in die RPA-Infrastruktur eingebunden und macht Texte aus gescannten oder bildbasierten Dokumenten maschinenlesbar.
- Schritt 2: Namensextraktion per NER. Im nächsten Schritt kommt Named Entity Recognition (NER) zum Einsatz, ein KI-Verfahren aus der Sprachverarbeitung, das gezielt Personennamen im Text identifiziert. So wird ermittelt, für wen die Bescheinigung ausgestellt wurde.
- Schritt 3: Titelvorschlag per lokalem LLM. Ein lokal betriebenes Large Language Model (LLM) schlägt automatisch einen sinnvollen Dokumententitel vor, abgeleitet aus Inhalt und Kontext der Bescheinigung.
- Schritt 4: Veraktung per klassischer RPA. Wurde der Name erfolgreich einem Mitarbeitenden zugeordnet, übernimmt klassische RPA den letzten Schritt: Die Bescheinigung wird korrekt betitelt und automatisch in die ePersonalakte übertragen.
Die ersten modularen Tests verlaufen vielversprechend: Rund 85 % der Dokumente werden vollständig und korrekt verarbeitet, ganz ohne manuellen Eingriff.
Was ist IPA? Intelligent Process Automation kurz erklärt
IPA verbindet klassische Prozessautomatisierung (RPA) mit Methoden der Künstlichen Intelligenz wie maschinellem Lernen, Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision. Während RPA gut bei strukturierten, regelbasierten Aufgaben funktioniert, ermöglicht IPA die Automatisierung auch dort, wo Flexibilität, Interpretation und Kontextverständnis gefragt sind.
Lokal, sicher, souverän
Ein besonderer Aspekt des Projekts: Alle KI-Komponenten laufen vollständig lokal auf städtischer Infrastruktur. Es werden keine Daten an externe Cloud-Dienste übertragen. Das OCR-System auf dem Mac Mini, die NER-Modelle und das lokale LLM laufen alle vor Ort. Das ist nicht nur aus Datenschutzsicht relevant, sondern zeigt auch: KI-gestützte Prozessautomatisierung ist kein Privileg großer Konzerne mit teuren Cloud-Abonnements. Sie funktioniert auch im kommunalen Umfeld, mit überschaubarem Aufwand und auf vorhandener Hardware.
Übertragbarkeit: Mehr Potenzial für die Stadtverwaltung
Das Modell ist bewusst modular aufgebaut. Jede Komponente (OCR, NER, LLM, RPA) kann unabhängig eingesetzt, ausgetauscht oder auf andere Dokumententypen angepasst werden. Das eröffnet Möglichkeiten weit über Fortbildungsbescheinigungen hinaus: Eingangspost, Bescheide, Anträge, Rechnungen: Überall dort, wo unstrukturierte Dokumente innerhalb der Stadtverwaltung verarbeitet werden müssen, ist ein ähnlicher Ansatz denkbar. Das Sachgebiet Zentrale Anwendungen, aus dem heraus der Prozess entwickelt wurde, sieht darin ein Werkzeug, das perspektivisch verschiedenen Fachbereichen zugutekommen kann.
Aus diesem Grund wurde der Prozess beim Digital-Award 2026 der KommDigitale eingereicht. Den 2. Platz in der Kategorie „Großstädte über 100.000 Einwohnende“ nahm das Team am 25. März auf der Konferenz in Bielefeld entgegen. Unter knapp 60 Einreichungen setzte sich Hamm als einzige nicht geförderte Kommune unter den Finalisten klar durch.
„Die Stadt Hamm zeigt, was möglich ist, wenn man Verantwortung annimmt und ins Tun kommt – Schritt für Schritt mit eigenem Know-How, mit Mut zur Weiterentwicklung. Die Verbindung aus Automatisierung, KI und eigener Infrastruktur ist nicht nur technologisch spannend, sie entlastet Menschen, schafft Freiräume und stärkt die Verwaltung von Innen heraus.“ – Marc Groß, Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement, KGSt
Ausblick
Der IPA-Prozess zur Fortbildungsveraktung ist ein erster Schritt und soll zeitnah produktiv eingesetzt werden. Die Erkenntnisse aus diesem Piloten fließen direkt in die Weiterentwicklung unserer Automatisierungslandschaft ein. Ziel ist es, den Prozess weiter zu stabilisieren, die Erkennungsrate zu steigern und IPA schrittweise für weitere Anwendungsfelder innerhalb der Stadtverwaltung nutzbar zu machen. Wer mehr erfahren möchte: Das Projekt wird im Rahmen des Formats Update 2.0 am 15.04.2026 vorgestellt.
Denn eins ist klar: Die Verwaltung von morgen wird intelligenter automatisieren. Hamm ist dabei.
Kontakt & weitere Informationen
Sachgebiet Zentrale Anwendungen | Robotic Process Automation & Intelligent Process Automation. Bei Fragen zum Projekt oder zu weiteren Anwendungsmöglichkeiten gerne bei 10-3-Robotic-Automations@Stadt.Hamm.de melden.
