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Robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) bei der Stadt Hamm
Die Stadt Hamm hat in den vergangenen Monaten einen entscheidenden Schritt in Richtung digitale Verwaltungsmodernisierung unternommen: Mit dem Einsatz von robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) wurden Arbeitsprozesse effizienter gestaltet, Durchlaufzeiten verkürzt und Kosten für Bürgerinnen und Bürger gesenkt. Nach einer erfolgreichen einjährigen Testphase ist der Produktivbetrieb nahtlos gestartet, ein Meilenstein für die Digitalisierung der Verwaltung in Hamm.
Von der Testphase zum Produktivbetrieb
Im Rahmen eines strukturierten Pilotprojekts wurde RPA zunächst über einen Zeitraum von zwölf Monaten getestet. In dieser Phase sammelten Fachbereiche erste Erfahrungen mit der Automatisierung repetitiver Verwaltungsprozesse. Gleichzeitig wurde parallel die Ausschreibung für den Produktivbetrieb vorbereitet und durchgeführt. So konnte ein reibungsloser Übergang vom Test- in den Regelbetrieb erfolgen.
Konkrete Mehrwerte für Verwaltung und Bürgerschaft
Der Einsatz von RPA zeigt bereits deutliche Mehrwerte: In automatisierten Prozessen wurden signifikante Effizienzsteigerungen erzielt. Die Durchlaufzeiten konnten zum Teil erheblich reduziert werden. Auch die Kosten für interne Abläufe verringerten sich – ein Effekt, der sich mittelbar auch positiv auf die Kosten für Bürgerinnen und Bürger auswirkt. Als Beispiel kann der Pilotprozess zur Bestellung von Liegenschaftskarten genannt werden, bei dem mittels Automatisierung die Kosten für Bürger:innen bei der Bestellung einer digitalen Liegenschaftskarte von maximal 60€ auf 15€ reduziert werden konnten und diese auch nach spätestens 24 Stunden zum Abruf bereitsteht.
Erfolgsfaktor Zusammenarbeit
Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen. Diese waren von Anfang an in die Entwicklung eingebunden und haben aktiv Prozesse identifiziert, die für eine Automatisierung geeignet sind. Auch die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden wurde durch frühzeitige Kommunikation und verwaltungsweite Informationsangebote gesteigert.
Ausblick: Ausbau und Weiterentwicklung
Nach dem gelungenen Start in den Produktivbetrieb plant die Stadt Hamm nun, weitere Prozesse zu analysieren und zu automatisieren. Natürlich ist der Aufbau von Standards in der Prozessidentifikation sowie der Entwicklung von Automatisierung ausschlaggebend zur Etablierung eines funktionierenden Echtbetriebs.
Das Projekt zeigt: Mit durchdachter Planung, einer klaren Strategie und einem starken internen Netzwerk lässt sich Digitalisierung nicht nur gestalten, sondern auch erfolgreich in den Verwaltungsalltag integrieren.
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