Erfolgreicher Workshop im Projekt ProcurDat: KI für die öffentliche Beschaffung

Erfolgreicher Workshop im Projekt ProcurDat: KI für die öffentliche Beschaffung

Im Rahmen des BMBF-Förderprojekts ProcurDat fand am 13.11.2024 ein digitaler Workshop statt. Eingeladen hatte die AG Digital Public der Universität Bremen unter Leitung von Professor Dr. Dr. Niehaves gemeinsam mit Dataport AöR. Neben den Kernpartner:innen (Dataport und Universität Bremen) nahmen auch die assoziierten Partner:innen teil, darunter die Städte Hamburg, Hamm, Bremen, Hildesheim und Weiden sowie die Kreisverwaltung Mayen-Koblenz und ProVitako e.G.

Ziele und Ablauf des Workshops

Ziel des Workshops war es, zentrale Herausforderungen im Vergabeprozess zu identifizieren und KI-basierte Lösungsansätze zu analysieren, die im Projekt ProcurDat erprobt und integriert werden sollen. Nach einer Einführung in die innovativen Ansätze des Forschungsprojekts folgten zwei Gastvorträge, die wichtige Impulse für die anschließenden Diskussionen lieferten:

1. Prof. Dr. Maria Wimmer (Universität Koblenz):
   Sie stellte die Bedeutung der Standardisierung für digitale Beschaffungsprozesse vor und präsentierte Erfolge aus Projekten wie Peppol und der Digitalen Beschaffung.
2. Gabriela Boechat (Public Sector Consultant, Deloitte Deutschland):
   Sie präsentierte Best Practices aus Brasilien, wo KI erfolgreich zur Optimierung öffentlicher Verwaltungsprozesse eingesetzt wird.

Interaktive Arbeitsgruppen

Im digitalen Format arbeiteten die 25 Teilnehmenden in vier moderierten Kleingruppen zu spezifischen Fragestellungen des Beschaffungsprozesses. Die wertvollen Erkenntnisse aus den Vorträgen flossen direkt in die Diskussionen ein und bildeten die Grundlage für praxisnahe Lösungsansätze.

Ergebnisse und Fazit

Der Workshop zeigte, dass Standardisierung und Automatisierung entscheidende Hebel für die Optimierung des Vergabeprozesses sind. Dabei wurde betont, dass KI-Systeme den Prozess lediglich unterstützen sollten, während kritische Entscheidungen weiterhin von Menschen getroffen werden müssen.

Zentrale Ansätze des Projekts ProcurDat, die den Vergabeprozess beschleunigen und vereinfachen, wurden bestätigt:

• Vereinfachung der Vergabeunterlagen durch ein umfassendes Repository und semantische Suchfunktionen.
• KI-basiertes Match-Making, um das „Bieter-Problem“ zu lösen.

Ausblick

Die Ergebnisse des Workshops bilden eine solide Grundlage für die nächste Projektphase. Die besprochenen Komponenten werden zielorientiert weiterentwickelt und priorisiert. So wird sichergestellt, dass ProcurDat zukünftig einen entscheidenden Beitrag zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung der öffentlichen Beschaffung leisten kann.

Weitere Informationen zum Workshop und die detaillierte Nachberichterstattung stehen hier zum Download bereit.