© thatinchan – stock.adobe.com
PROJEKTSTAND: In Umsetzung
PROJEKTZEITRAUM: 2019 bis 2026
PROJEKTBESCHREIBUNG:
Das Gesamtprojekt Dokumentenmanagementsystem der Stadt Hamm setzt sich aus verschiedenen Teilprojekten zusammen. Diese sind zusammengefasst
- Rollout der Allgemeinen Verwaltungsakte
- Entwicklung von Fachakten
- Funktionale Weiterentwicklung des Dokumentenmanagementsystems
PROJEKTBETEILIGTE:
Alle Fachämter der Stadt Hamm sowie technischer Dienstleister
MEILENSTEINE:
- Aufgeteilt in diverse Unterprojekte
- Rollout der Allgemeinen Verwaltungsakte
- Entwicklung von spezifischen Fachakten (Personalakte, Ausländerakte, etc.)
ZIELE FÜR NACHHALTIGE ENTWICKLUNG:
Die digitale Aktenführung trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern und die Effizienz in der Verwaltung zu erhöhen. Dadurch können Ressourcen besser genutzt werden, was zu einem wirtschaftlichen Wachstum beiträgt und gleichzeitig die Arbeitsprozesse optimiert.
Durch den Einsatz von digitalen Akten in der Stadtverwaltung wird die digitale Infrastruktur gestärkt und Innovationen gefördert. Dies trägt dazu bei, die Effizienz der Verwaltungsprozesse zu verbessern, indem Durchlaufzeiten optimiert werden.
Durch den Einsatz einer digitalen Aktenführung wird der Bedarf an Papier deutlich reduziert.
Für weitere Informationen zu den zutreffenden Nachhaltigkeitszielen, klicken Sie auf die entsprechende Kachel.
Vorteile & Herausforderungen
Vorteile
- Effizienzsteigerung durch schnelleren und parallelen Zugriff auf Akten und Dokumente
- Prozessoptimierungen
- Kosten- und Ressourceneinsparung (durch Reduzierung von Papier- und Lagerkosten)
- Geringerer Verwaltungsaufwand
- Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Dokumentenvorgängen
- Erhöhte Sicherheit und Datenschutz
HErausforderungen
- Abhängig von den Ressourcen des externen Dienstleisters sowie Mitwirkung der Fachämter
